Bahasa formal memberi nada yang sesuai, tetapi pilihan kata saja belum tentu membuat maksud surat mudah diikuti. Bahasa resmi digunakan dalam komunikasi resmi, termasuk surat-menyurat dinas, sebagai sarana interaksi yang berkaitan dengan pelaksanaan fungsi jabatan [1]. Urutan bagian membantu pembaca mengenali tujuan, memahami rinciannya, lalu melihat apakah ada tindak lanjut yang diminta.

RESMI77: Susunan surat sebagai peta pesan

Bagian-bagian berikut dapat dipakai sebagai kerangka praktis untuk menata pesan, bukan sebagai daftar unsur wajib bagi setiap surat. Ukurannya sederhana: tiap bagian sebaiknya membantu pembaca memahami konteks atau maksud, bukan sekadar memenuhi ruang.

Identitas dan perihal memberi konteks

Jika digunakan, tanggal menempatkan surat dalam konteks waktu, sedangkan nomor dapat membantu saat surat perlu dirujuk kembali. Keterangan lampiran memberi petunjuk bahwa ada dokumen pendamping. Perihal merangkum pokok urusan dalam frasa singkat, sehingga pembaca mendapat gambaran sebelum masuk ke isi. Pilih unsur yang memang relevan dengan surat; lampiran, misalnya, tidak perlu dicantumkan jika tidak ada bahan yang disertakan.

Penerima dan pembuka menetapkan arah

Keterangan penerima menunjukkan kepada siapa pesan diarahkan. Setelah salam pembuka, kalimat awal sebaiknya langsung menyebut urusan utama. Dengan begitu, pembaca tidak perlu mencari-cari maksud surat di antara rincian latar belakang.

Isi menjelaskan maksud dan rincian

Letakkan permintaan atau informasi utama lebih dahulu, lalu jelaskan latar belakang dan rincian yang membantu memahaminya. Jika surat meminta tindakan, sebutkan tindakan yang dimaksud dengan jelas; bila ada waktu atau dokumen tertentu yang relevan, nyatakan pula. Pisahkan gagasan yang berbeda agar satu paragraf tidak sekaligus memuat beberapa pokok urusan.

Penutup merapikan tindak lanjut

Jika ada tindakan yang diminta, penutup dapat mengingatkan kembali inti tindak lanjut tanpa mengulang seluruh isi. Jika surat hanya menyampaikan informasi, penutup cukup mengakhiri pesan dengan sopan. Nama dan keterangan pengirim membantu pembaca mengenali siapa yang menyampaikan surat.

Bahasa formal dan susunan punya tugas berbeda

Bahasa formal menjaga nada komunikasi, sementara susunan membantu maksud bergerak dengan tertib dari konteks menuju isi dan penutup. Saat tiap unsur mengerjakan tugas yang jelas, surat lebih mudah diikuti tanpa harus dibuat panjang atau dipenuhi ungkapan resmi yang berulang.

Sumber

• [1] Wikipedia bahasa Indonesia — Bahasa resmi. https://id.wikipedia.org/w/index.php?oldid=29796543&title=Bahasa_resmi (diakses 2026-10-03).